Case studies: cómo contar lo que hacés cuando tu trabajo no se ve

Un case study es la prueba más fuerte que puede mostrar un equipo comercial: un cliente real, un problema real y lo que se hizo para resolverlo. Armarlo puede ser muy fácil o muy difícil según lo que vendas. Lo veo todos los días, porque llevo la parte comercial de dos empresas del grupo en el que trabajo, y cada una vende algo muy distinto.

¿Por qué un case vende más que una propuesta?

Cuando un cliente duda, casi siempre pregunta lo mismo: ¿hicieron algo parecido antes? Una propuesta puede explicar muy bien la metodología, pero esa pregunta la responde mejor un proyecto terminado, con un cliente que se parece al que tenés enfrente.

¿Por qué en una agencia web es fácil?

En SSTIL el trabajo se ve. Cuando la parte de webs todavía se llamaba Minimum, teníamos un portfolio online con los links de las webs que hacíamos. El cliente entraba, navegaba un par de proyectos y en pocos minutos entendía qué sabíamos hacer. Mantenerlo era simple, porque solo había que sumar el link de cada web terminada, y trajo muchas ventas.

¿Por qué en automatización y apps cuesta tanto?

En NocodeHackers el trabajo tiene dos partes. En operaciones optimizamos procesos y en aplicaciones construimos productos. Las dos son difíciles de mostrar.

Un proceso que funciona mejor no tiene una URL. El resultado vive dentro de la empresa del cliente: una herramienta interna que solo ve su equipo, un flujo con menos pasos y menos mails de ida y vuelta. Y muchas veces el cliente prefiere no aparecer, porque lo que construimos toca su operación diaria.

Un ejemplo: armamos un sistema para que una farmacéutica gestione la creación y la certificación de sus materiales. Es un flujo de muchas etapas, con revisiones médicas y legales en el medio. Funciona y lo usan todos los días, pero es difícil de explicar con una captura de pantalla.

¿Cómo lo estamos armando?

En septiembre arrancamos con el equipo de marketing de NocodeHackers un proyecto para ordenar los cases en tres líneas: operaciones, apps y webs.

Antes de escribir nada, hablé con un colega de otra empresa del grupo que revisa muchos cases, para entender qué busca cuando lee uno. De esa charla salió un marco de tres capas que todo case tiene que responder, en este orden:

1. Quién es el cliente y por qué es relevante.
2. Quién sufría el problema dentro del cliente y cuál era el dolor de negocio.
3. Qué se construyó, cómo se construyó y qué resultado tuvo.

Con ese marco armamos en Notion una batería de preguntas para entrevistar a quien llevó cada proyecto. Las entrevistas las repartimos entre el equipo de marketing y yo. La charla queda grabada en Granola y Claude la ordena en una ficha con el mismo formato para todos los proyectos, igual que hago con las llamadas comerciales. Esas fichas forman un repositorio en Notion, y de ahí sale lo que después se publica.

¿Qué cambia según el tipo de proyecto?

En operaciones pesan más las dos primeras capas. Quien compra tiene que reconocer su problema antes de entender la solución, así que el case tiene que contar quién lo sufría, qué indicadores se veían afectados y cómo se trabajó durante el proyecto, aunque esa metodología haya que reconstruirla después.

En apps hay que ganar credibilidad. El cliente quiere saber si ya construimos algo parecido, y para eso hay que mostrar qué se hizo y qué decisiones técnicas se tomaron. Decir que salió rápido no alcanza.

En los dos casos, lo que más convence es la palabra del cliente. Una cita de alguien que usa lo que construimos vale más que cualquier párrafo nuestro, y es también lo más difícil de conseguir.

¿Y cuando el cliente no quiere aparecer?

Esa es la parte que todavía estamos resolviendo. Lo que probamos es contar el modelo sin la marca.

El primer resultado es esta página para discográficas, en inglés, armada a partir de un proyecto de operaciones con una discográfica. No nombra a nadie. Cuenta los problemas que se repiten en los sellos, cómo los resolvimos y cómo ese modelo terminó adoptándose en otros mercados de la región. Un sello que la lee puede reconocer su propia operación sin saber quién fue el cliente.

Lo que me llevo

Durante años vendí con un portfolio que se explicaba solo. Ahora vendo proyectos que no se ven, y eso me obligó a ordenar cómo contamos lo que hacemos. Todavía nos faltan entrevistas y citas de clientes, pero el sistema ya está armado y el siguiente paso es completar las fichas que faltan.

Si en tu empresa también cuesta mostrar lo que hacen, me gustaría saber cómo lo están resolviendo.